Zgodnie z art. 163 K.p. urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Z kolei art. 164 § 1 K.p. stanowi, że przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. W takim przypadku, zgodnie z § 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14) w okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym.

W doktrynie i literaturze istnieją duże rozbieżności interpretacyjne w zakresie znaczenia „uzgodnienia”. Przyjmuje się, że jeżeli pracownik nie chce korzystać z urlopu, pracodawca nie może zmusić go do pójścia na urlop (nie dotyczy to m.in. sytuacji, gdy pracownikowi biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę), gdyż w ten sposób naruszałby sferę uprawnień pracowniczych. Należy jednak podkreślić, że procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów jest elementem organizacji i porządku w procesie pracy, do której przestrzegania pracodawca może zobowiązać pracowników np. poprzez odpowiednie zapisy w regulaminie pracy.