Zgodnie z brzmieniem art. 109 § 1 kodeksu pracy kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Prima facie przepis ten jasno formułuje czas, w którym pracodawca może nałożyć na pracownika karę porządkową. Przewiduje on krótki termin przedawnienia karalności naruszenia obowiązku pracowniczego. Moim zdaniem jednak brak argumentów przemawiających za wydłużeniem tego terminu, gdyż trzeba mieć tu przede wszystkim na względzie efekt „świeżości”. Otóż kara nałożona w długim okresie po dokonanym przewinieniu traci walor wychowawczy, osłabia nieco również funkcję prewencyjną. Niewątpliwie bowiem kara wymierzona w bardzo krótkim czasie po przewinieniu pozwala osiągnąć najlepszy efekt wychowawczy.

Określone w art. 109 § 1 kodeksu pracy terminy w których nie może nastąpić ukaranie pracownika mają charakter terminów zawitych. Upływ jednego z nich powoduje wygaśnięcie uprawnienia pracodawcy. Kara zastosowana po którymkolwiek z tych terminów jest bezprawna. Zarzut naruszenia tych terminów stanowi podstawę uwzględnienia przez pracodawcę sprzeciwu od zastosowanej kary oraz uchylenia decyzji o ukaraniu przez sąd pracy na skutek złożonego odwołania[1].

Jak nietrudno zauważyć, sytuacja w której oba terminy rozpoczną swój bieg w tym samym dniu będzie zdarzać się bardzo często, pomimo że ustawodawca odmiennie określił początek ich biegu. Otóż w przeważającej ilości przypadków w tym samym dniu, w którym pracownik dopuści się naruszenia, zostanie powzięta również informacja o samym fakcie naruszenia. Może się jednak zdarzyć tak, iż przewinienie pracownika długo nie wyjdzie „na światło dzienne”, aż do momentu w którym upłynie okres 3 miesięcy od zdarzenia. Pozyskanie przez odpowiednią osobę informacji o fakcie naruszenia obowiązków po upływie trzech miesięcy od naruszenia, uniemożliwi pracodawcy nałożenie jednej z kar porządkowych.

Uwagę należy poświęcić określonej przez ustawodawcę chwili, w której zaczynają biec wymienione wyżej terminy. O ile bowiem określenie momentu w którym pracownik dopuścił się naruszenia w znakomitej części przypadków nie będzie sprawiało problemu[2], o tyle wątpliwości może budzić określenie chwili, w której rozpoczyna swój bieg dwutygodniowy termin liczony od powzięcia wiadomości o naruszeniu przez pracownika przepisów. Ustawodawca bowiem nie dookreśla przez kogo informacja o naruszeniu ma być powzięta, aby krótszy termin rozpoczął swój bieg. Wskazanie tej osoby ma duże znaczenie praktyczne, bowiem termin ten jest zdecydowanie krótszy od terminu trzymiesięcznego i w przeważającej części przypadków to jego upływ „zwiąże pracodawcy ręce” i uniemożliwi skuteczne ukaranie pracownika.

W pierwszej kolejności należy wskazać osoby, przez których uzyskanie informacji mogłoby skutecznie rozpocząć bieg terminu dwutygodniowego. Osobami takimi są:

• inni, poza dokonującym naruszenia przepisów, pracownicy danego zakładu,
• osoba przełożona nad pracownikiem dokonującym naruszenia upoważniona do nałożenia kary w związku z naruszeniem,
• pracodawca

Za zakwalifikowaniem do kręgu tych podmiotów wszystkich z wymienionych kategorii przemawia argument, iż to pracodawcę powinny obciążać negatywne skutki wolnego tempa przepływu informacji między pracownikami a pracodawcą[3]. Niewątpliwie rozwiązanie to ma swoje racje, przede wszystkim zaś ma na względzie dobro pracowników i ich uprzywilejowaną pozycję w stosunku do pracodawcy.

W literaturze pojawia się również pogląd, iż powzięcie informacji o naruszeniu dotyczy jedynie dwóch ostatnich z wymienionych osób. Należy więc rozważyć, czy większość argumentów przemawia za pierwszym, czy też drugim z wymienionych stanowisk.

Po pierwsze należy mieć na uwadze, że nie w każdej sytuacji współpracownicy pracownika naruszającego nałożone na niego obowiązki będą zawiadamiać o tym fakcie pracodawcę. Śmiem nawet twierdzić, iż w przeważającej części przypadków solidarność ludzi pracujących weźmie górę nad lojalnością wobec pracodawcy. Gdyby więc przyjąć, iż to od momentu gdy pracownicy powezmą wiadomość o naruszeniu zacznie płynąć termin dwutygodniowy, to z dużym prawdopodobieństwem pracodawca byłby pozbawiony możliwości ukarania pracownika, a przecież istotą odpowiedzialności porządkowej nie jest jej unikanie lecz poddanie pracownika negatywnym konsekwencjom w związku z nieprawidłowym wykonywaniem przez niego obowiązków.

Skłaniałbym się do przyjęcia pierwszego z wymienionych rozwiązań jako słusznego, gdyby interes pracownika nie byłby zabezpieczony ustanowionym dodatkowym trzymiesięcznym terminem przedawnienia karalności czynu, liczonego od dnia naruszenia obowiązków przez pracownika. Trzeba bowiem mieć na uwadze, iż w znakomitej części przypadków, gdyby liczyć termin dwutygodniowy od momentu w którym jakakolwiek osoba zatrudniona u danego pracodawcy dowie się o naruszeniu, to oba analizowane terminy rozpoczynałyby niemal zawsze bieg w tym samym dniu – rzadko zdarza się, aby istotne naruszenie obowiązków przez pracownika nie było zauważone przez jego „kolegów z pracy”. Mielibyśmy tu do czynienia z permanentnym skracaniem okresu przedawnienia karalności do okresu dwóch tygodni od popełnienia czynu, co z pewnością nie było w zamyśle ustawodawcy który wprowadził dodatkowy trzymiesięczny termin.

Co więcej, pracodawca o naruszeniu dowie się zazwyczaj w długim okresie od momentu popełnienia penalizowanego czynu, bowiem przepływ informacji w zakładzie pracy jest wolny, szczególnie jeśli informacja ta dotyczy czynu za który pracownik może być pociągnięty do odpowiedzialności. Pracodawca bądź osoba uprawniona do nałożenia kary porządkowej na mocy wcześniej udzielonego pełnomocnictwa może się dowiedzieć o naruszeniu dużo później, chociażby po usłyszeniu rozmowy między pracownikami. Jeżeli nastąpi to po upływie okresu trzymiesięcznego, to wtedy pracodawca i tak nie będzie mógł nałożyć na pracownika kary porządkowej - pracownik uniknie tej odpowiedzialności.

Termin dwutygodniowy moim zdaniem ma na celu przede wszystkim wyznaczenie osobie upoważnionej do nakładania kar do podjęcia niezwłocznie decyzji – czy wszcząć procedurę nałożenia kary, czy też odstąpić od ukarania nawet bez wysłuchania pracownika naruszającego przepisy[4]. Dlatego też na podstawie powyższych argumentów opowiadam się za przyjęciem drugiego z wymienionych rozwiązań, a więc że termin dwutygodniowy należy zacząć liczyć od dnia w którym pracodawca bądź osoba uprawniona do nałożenia kary porządkowej na mocy przepisów zakładowych bądź pełnomocnictwa udzielonego w innej formie poweźmie wiadomość o naruszeniu przepisów przez jednego z podwładnych[5].

Z upływem trzech miesięcy od daty zdarzenia, za które pracodawca mógłby nałożyć na pracownika karę porządkową, następuje przedawnienie karania. Podobny skutek powoduje upływ dwutygodniowego terminu, nawet gdyby nie został on zachowany ze względu na trudności w ustaleniu okoliczności naruszenia niezależnie od tego, czy nastąpiłoby to z winy pracodawcy, czy też nie[6].

Powstaje jednak pytanie, jakie skutki wywołuje nałożenie przez pracodawcę kary po upływie tego terminu. Niestety ustawodawca nie wprowadził w kodeksie pracy koncepcji bezwzględnej nieważności oświadczeń woli i decyzji podejmowanych z naruszeniem prawa. Jedynym więc środkiem jaki przysługuje pracownikowi mającemu na celu uchylenie kary jest złożenie sprzeciwu, o czym w dalszej części pracy.

Art. 109 § 2 kodeksu pracy stanowi, iż kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Niewątpliwie wymóg ten został wprowadzony przez ustawodawcę, aby pracownik mógł udzielić informacji o okolicznościach i motywach, które towarzyszyły naruszeniu obowiązków pracowniczych.

De facto mamy tu do czynienia z pierwszym środkiem jaki przysługuje pracownikowi, który umożliwia mu wyjaśnienie powodów dokonania naruszenia i skutecznego usprawiedliwienia. Na tym etapie pracodawca ma możliwość po pierwsze, odstąpienia od ukarania jeśli uzna, że pracownik owszem, dopuścił się złamania nałożonych na niego obowiązków, jednak uczynił to z przyczyn które owe naruszenie uzasadniają. Po drugie zaś pracodawca może co prawda nie odstępować od nałożenia kary, jednak wymierzyć karę łagodniejszą niżby to miało miejsce w przypadku, gdyby pracodawca nie wysłuchał pracownika. Na podstawie powyższego należy jednoznacznie podkreślić, iż wysłuchanie pracownika przed nałożeniem na niego kary pełni funkcje ochronną.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „tylko” w powołanym wyżej przepisie wskazuje, iż wysłuchanie pracownika jest warunkiem sine qua non nałożenia kary. Brak wysłuchania pracownika należy uznać za naruszenie przepisów o nakładaniu kar w myśl art. 112 § 1 kodeksu pracy, co oznacza, że w przypadku kiedy sąd stwierdzi, iż uprawniona osoba nie wysłuchała pracownika przed zastosowaniem kary porządkowej, to nałożona karę uchyli. Przepis art. 109 § 2 kodeksu pracy należy bowiem do bezwzględnie obowiązujących norm prawa pracy[7].

Jak wynika z brzmienia wyżej cytowanego przepisu, wysłuchanie pracownika powinno nastąpić przed wymierzeniem kary porządkowej. Z racji tego, iż brak wysłuchania pracownika stanowi podstawę do uchylenia kary porządkowej, znamienne znaczenie mają trzy podstawowe kwestie.

Po pierwsze przez kogo pracownik powinien zostać wysłuchany, aby można było mówić o spełnieniu warunku z art. 109 § 2 kodeksu pracy, po drugie jakie czynności realizują przesłankę wysłuchania, wreszcie za który z momentów w procedurze nakładania kary porządkowej uważane jest „nałożenie kary”.

Poddając analizie pierwszą z wymienionych kwestii należy zważyć, jakie podmioty potencjalnie mogłyby wchodzić w krąg osób uprawnionych do wysłuchania pracownika. Niewątpliwie za spełnienie warunku z art. 109 § 2 k.p. należałoby uznać wysłuchanie pracownika przez pracodawcę bądź osobę, która jest uprawniona w danym zakładzie do nałożenia kary porządkowej. Należy się jednak zastanowić, czy za skuteczne wysłuchanie pracownika można uznać również dokonanie tej czynności przez inną osobę, np. bezpośredniego przełożonego pracownika, który dokonał naruszenia przepisów. Ponieważ ustawodawca wyraźnie nie wskazuje osoby uprawnionej do wysłuchania, należy dokonać wykładni celowościowej art. 109 § 2 kodeksu pracy.

Należy więc odpowiedzieć na pytanie, czy wyżej zakreślony cel jaki realizuje instytucja wysłuchania pracownika zostanie zrealizowany również wtedy, kiedy owego wysłuchania dokona inny przełożony niż ten, który jest uprawniony do nakładania kary porządkowej. Wydaje mi się, iż zostanie on zrealizowany pod warunkiem jednak, że informacje uzyskane podczas przesłuchania zostaną przekazane osobie posiadającej kompetencje do nałożenia kary. W takim przypadku nie zostanie zachwiana funkcja ochronna instytucji wysłuchania pracownika[8]. Niestety w przypadku kiedy pracownik od nałożonej kary odwoła się do sądu, to zgodnie z zasadą ei incumbit probatio qui dicit, non qui negat[9] na nim będzie spoczywać obowiązek wykazania, iż wspomniany wyżej przepływ informacji miedzy przełożonymi nie miał miejsca. Dopuszczalność wysłuchania pracownika przez inna osobę niż uprawniona do nałożenia kary porządkowej dopuścił również Sąd Najwyższy[10] wskazując, że kodeks pracy nie wprowadza wymogu, aby wysłuchania pracownika dokonała ta sama osoba która nakłada karę porządkową.

Niezależnie od powyższego należy jednoznacznie stwierdzić, iż względy celowości przemawiają jednak za tym, aby powyższych czynności związanych z nakładaniem kary dokonała jednak ta sama osoba. Przemawia za tym przede wszystkim to, że przepływ informacji (głównie co do treści wyjaśnień) może zostać zakłócony. Osoba wysłuchująca może podać nie wszystkie wskazane przez pracownika okoliczności oraz motywy działania, co może się negatywnie odbić na fakt samego nałożenia bądź uciążliwości kary jaka zostanie udzielona. W przypadku, kiedy pracownik poweźmie wątpliwość co do tego, czy zostały przekazane wszystkie informacje mogące mieć wpływ na decyzję o nałożeniu kary – to zgodnie z wyżej przytoczoną zasadą, ciężar dowodu tego faktu będzie spoczywał na pracowniku odwołującym się do sądu.

Poddając analizie drugi z pojawiających się problemów, a więc jakie czynności powinny być dokonane, aby przesłanka wysłuchania została zrealizowana, należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy obejmuje to jedynie czynność w brzmieniu dosłownym art. 109 § 2 kodeksu pracy, a więc jedynie wysłuchanie pracownika w formie „ustnej”, czy też przesłanka ta zrealizowana jest również w przypadku w którym pracownik przedstawi swoje stanowisko na piśmie. Pomimo nieco mylącego brzmienia art. 109 § 2 kodeksu pracy ustawodawca jednoznacznie nie wskazuje, w jakiej formie owo wysłuchanie powinno mieć miejsce, co więcej, nie zabrania dokonania tej czynności w formie pisemnej. Na względzie trzeba mieć bowiem cel jaki jest realizowany przez instytucję wysłuchania pracownika, a więc możliwość skutecznej obrony pracownika przed niesłusznie nałożoną karą. Niewątpliwie cel ten jest realizowany również w przypadku, w którym pracownik wyjaśnienia dotyczące zdarzeń będących podstawą do nałożenia kary porządkowej przedstawi w formie pisemnej.

Przyjęcie tego rozwiązania za słuszne niewątpliwie ułatwia całą procedurę nakładania kary porządkowej, bowiem nie obliguje osoby uprawnionej do wysłuchania oraz pracownika do bezpośredniego kontaktu[11]. Do powyższego stanowiska przychylił się Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 czerwca 1999 roku[12] argumentując je w ten sposób, iż przemawiają za tym zarówno względy językowe jak i celowościowe omawianej regulacji. Słusznie przy tym Sąd zauważył, iż to nie pracodawca powinien wyznaczać formę złożenia przez pracownika wyjaśnień, lecz sam pracownik powinien podjąć decyzję w tym względzie, biorąc na siebie wszelkie negatywne konsekwencje związane z tym wyborem. Słusznie wskazuje się w literaturze, iż warunek „wysłuchania” zrealizowany jest również wtedy, gdy pracownik zrezygnował ze stworzonej mu możliwości składania jakichkolwiek wyjaśnień w jakiejkolwiek formie[13]. W takim przypadku bowiem to pracownik ponosi wszelkie konsekwencje związane z brakiem przedstawienia swojego stanowiska w tej sprawie.

Oczywiście takie sytuacje w praktyce będą się zdarzać niezmiernie rzadko, głównie wtedy, gdy pracownik z własnej winy dopuści się naruszenia, a nie wystąpią żadne okoliczności, które w jakikolwiek sposób mogą owe naruszenie usprawiedliwić (np. wprowadzenie się przez pracownika w stan upojenia alkoholowego przed przyjściem do pracy).

W tym miejscu należy zauważyć, iż w razie sporu to pracodawca jest obowiązany udowodnić, że wysłuchał pracownika. Może to czynić za pomocą wszelkich środków dowodowych, jednakże w swoim interesie powinien sporządzić stosowną notatkę, najlepiej potwierdzoną podpisem pracownika[14].

---

[1] Kodeks pracy z komentarzem, red. U. Jackowiak, s. 506-507, podobnie B. Patulski, W. Patulski, Odpowiedzialność porządkowa…, s.68-69.

[2] Taką informacje można uzyskać po przesłuchania współpracowników, analizie zapisu z kamer przemysłowych, dowodu z dokumentu itp.

[3] A. Świątkowski, Kodeks pracy…, op. cit., s. 711.

[4] M. Gersdorf, K. Rączka, J. Skoczyński, Kodeks pracy, komentarz, s. 511-512, podobnie T. Liszcz, Prawo pracy, op. cit., s. 314.

[5] Kodeks pracy z komentarzem, red. U. Jackowiak, s. 506-507, autorka słusznie wskazuje, iż termin ten może rozpocząć bieg również w przypadku pozyskania informacji o naruszenia przez osobę np. przełożony pracownik, która jest zobowiązana przez administrację zakładu pracy do przekazanie tej informacji osobie, która jest uprawniona do nałożenia kary porządkowej.

[6] I. Sierocka, Odpowiedzialność…, Pr. Pracy 12/96, s. 10.

[7] R. Sadlik, Kary porządkowe…, op. cit., s. 14.

[8] T. Romer, Kary porządkowe, op.cit., s. 17, oraz R. Sadlik, Kary porządkowe…, op. cit., s. 11.

[9] Art. 6 k.c. w zw. z art. 300 k.p.

[10] Wyrok z dnia 9 kwietnia 1998 roku, I PKN 45/98, OSNP 1999/8/273.

[11] T. Romer, Odpowiedzialność porządkowa…, s. 15.

[12] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 czerwca 1999 roku, I PKN 114/99, Pr. Pracy 2/00, s. 33.

[13] T. Liszcz, Prawo pracy, op. cit., s. 314.

[14] E. Maniewska, Kodeks pracy. Komentarz, red. K. Jaśkowski, Warszawa 2009, s. 375.

[15] T. Romer, Odpowiedzialność porządkowa…, s. 16.
 

Ustawodawca przewidział sytuację, w której brak możliwości wysłuchania pracownika będzie niemożliwy z przyczyn niezależnych od pracodawcy. Zgodnie bowiem z treścią art. 109 § 3 kodeksu pracy, jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu do wysłuchania pracownika nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy. Jak widać wstrzymanie rozpoczęcia lub zawieszenie biegu rozpoczętego już dwutygodniowego terminu wskazanego w art. 109 § 1 kodeksu pracy następuje, jeżeli spełnione są łącznie następujące trzy przesłanki.

Po pierwsze jeśli pracodawca dowiedział się o naruszeniu obowiązku pracowniczego, po drugie jeśli w okresie dwóch tygodni od powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego pracownik był nieobecny w pracy, a nieobecność w pracy uniemożliwia wysłuchanie pracownika[15]. W przypadku zawieszenia biegu dwutygodniowego terminu pozostała część terminu biegnie od dnia powrotu pracownika do pracy. Oblicza się ją odejmując od 14 dni tę liczbę dni jaka upłynęła od następnego dnia po powzięciu wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego, do dnia poprzedzającego pierwszy dzień nieobecności pracownika. Powyższe unormowanie ma na celu uniknięcie sytuacji, w której pracownik wiedząc, że pracodawca bez wysłuchania co do okoliczności deliktu nie może w po okresie dwóch tygodni wymierzyć pracownikowi kary, ten nie pojawia się w pracy z powodu krótkotrwałej „choroby” bądź innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Warto podkreślić, iż nieobecność pracownika w pracy nie wpływa na wstrzymanie rozpoczęcia ani na zawieszenie rozpoczętego już biegu trzymiesięcznego terminu, o którym mowa w art. 109 § 1 kodeksu pracy. Ponieważ nie przewidziano zawieszenia biegu trzymiesięcznego terminu, to należy przyjąć, że nieobecność pracownika przez ten cały okres uniemożliwia nałożenie kary. Trzeba też mieć na uwadze, iż nałożenie kary po upływie 3 miesięcy jest sprzeczne z funkcją odpowiedzialności porządkowej, dającej pracodawcy możliwość niezwłocznego reagowania na naruszenie obowiązków przez pracowników. Niemniej jednak w praktyce sytuacje takie będą się zdarzać niezmiernie rzadko, gdyż niecelowe byłoby unikanie przez pracownika w tak długim okresie wykonywania pracy.