Procedurę nakładania kary porządkowej można podzielić na trzy etapy. Pierwszy z nich zaczyna się w momencie, w którym pracownik dokonuje naruszenia. Od tego momentu biegnie okres przedawnienia deliktu, który w żadnym przypadku nie ulega zawieszeniu. W znakomitej części przypadków w tym samym momencie rozpocznie bieg termin dwutygodniowy, w którym pracodawca ma czas na podjęcie decyzji o nałożeniu kary porządkowej. W tym czasie podmiot upoważniony obowiązany jest umożliwić pracownikowi wyjaśnienie okoliczności i motywów jego działania. Po złożeniu przez pracownika w dowolnej formie wyjaśnień, bądź odmowie przez pracownika ich złożenia - kończy się pierwszy z etapów.

Drugi etap to czas dla pracodawcy na podjęcie decyzji co do zastosowania kary, który z kolei kończy się z chwilą uzewnętrznienia decyzji pracodawcy o jej nałożeniu. Pracodawca powinien uczynić to w formie pisemnej. Dodatkowo jest on zobligowany do tego, aby od powzięcia wiadomości o zachowaniu pracownika, będącego podstawą do nałożenia kary, do momentu jej nałożenia, nie upłynęło więcej niż dwa tygodnie. Po tym okresie nie można nałożyć kary porządkowej. Wyżej wymieniony okres nie rozpoczyna biegu, zaś rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas nieobecności pracownika w pracy.

Czasookres trzeciego etapu, trwającego od dnia nałożenia kary do momentu zawiadomienia o tym pracownika na piśmie nie został wprost określony przez ustawodawcę, jednak powinien trwać najkrócej jak to tylko możliwe (niezwłocznie). Analiza powyższych przepisów pozwala na stwierdzenie, że regulacja procedury nałożenia kary porządkowej nie jest pozbawiona wad. Nie wymaga jednak ona definitywnych zmian w tym zakresie, lecz niewielkich zmian „kosmetycznych”.

De lege ferenda należałoby więc przede wszystkim dookreślić podmiot, który jest upoważniony do wysłuchania pracownika. Pomimo, że obecna wykładnia przepisu w tym zakresie dopuszcza aby była to osoba inna niż ta, która jest zarazem uprawniona do wymierzenia kary, to jednak osobiście jestem zdania, iż przepis powinien ograniczenie to wprowadzić. Miałoby to na celu wzmocnienie funkcji ochronnej jaką realizują przepisy dotyczące procedury nakładania kar porządkowych.

Należałoby również dookreślić, że decyzja pracodawcy o zastosowaniu kary porządkowej powinna być wyrażona w formie pisemnej oraz załączona do akt, zaś zawiadomienie pracownika o nałożeniu kary porządkowej powinno nastąpić w terminie 7 dni od dnia jej podjęcia.

Niemniej jednak obecny kształt procedury nakładania kary porządkowej należy zaaprobować, nie jest bowiem przesycony zbytnim formalizmem, skutecznie pełni podstawową funkcję jaką realizuje ta procedura, a mianowicie funkcję ochronną. Warto podkreślić, iż każda kara porządkowa godzi w pewne dobra pracownika, dlatego też nie można pozostawić wolnej ręki pracodawcy w sferze jej nakładania.